こんにちは、シナスタジアデザインです。

リモートワークにも慣れてきたでしょうか。
まだまだ慣れていない人も、これから始める人もいるかもしれません。
当社は創業当時からリモートによりお仕事を行なっており、取引先も全国にあります。
そこから様々な課題が見えてきているのでまとめていきます。

リモートワークで必須のツール

リモートで仕事をするためには様々な工夫が必要です。
今まで使ったことのないツールも使わざるを得なくなりますよね。そこで、これは使えたほうが良いというツールをご紹介します。

■Googleドキュメントオフィススイート

これはインターネット上で使えるエクセルやワードと同等の機能を持つツールです。
スプレッドシート（エクセル）
ドキュメント（ワード）
スライド（パワーポイント）
フォーム（アンケート、入力フォーム）

これらツールの優れている点はインターネット環境があればどこでも使えて、他の社員とのデータ共有も可能なところです。
さらに共有された人しかアクセスできない設定が可能で、取引先との情報共有にも使えます。
しかし、共有相手を間違えたり、設定を間違えている時は情報漏洩のリスクもあるのでシステム管理者の指示を仰ぎましょう。

多くの企業でGoogleドキュメントが使われており、使えるのと使えないのとでは大きな差が出ます。
採用基準として設けられているところもあるので、使ったことがない人は試しに触ってみてください。

■オンライン通話システム
主に「ZOOM」「Skype」「Webex」が多く使われています。
相手から使えるかと聞かれた時に「もちろん普段から使ってます」と言うと相手も安心でしょう。
いずれも事前にアプリをインストールしておく必要があるものなのでスムーズな利用ができるように入れておくと便利です。

その他にも多種多様なツールがあります。
営業や説明には「ベルフェイス」が使われます。これはパソコンで画面を見ながら電話で話す仕組みなので音声通話が安定しています。
「Microsoft Teams」は大企業でよく使われます。セキュリティが強固であるのでチャットや通話で重宝されています。

色々なツールに対応できるとオンラインでも快適に仕事ができるようになりますね。

一番の課題はデータの共有問題

オンラインで仕事をする際に課題となるのがデータの受け渡しです。
社内であれば専用の社内ファイルサーバーにデータをアップロードすれば共有できますが、自宅から仕事をする場合はそうはいきません。
VPNという仕組みもありますが一般の人にとっては難しいものですし、基本的にはネットワーク管理者やエンジニア向けに用意されるものです。

そこでGoogleのシステムを使うことで必要な人のみ閲覧可能なデータとして共有できるようになります。アクセス権を持っている人であれば自由に閲覧できますし、更新内容がリアルタイムに共有されるので古いデータを見ていた、というミスを防げます。
さらに更新履歴からバックアップも取れるためデータ消去の危険性も回避可能です。
（もちろん、こまめなデータ保存とバックアップは普段からとったほうが良いです）

また、数ギガバイトという大きなデータを共有する際は「Googleドライブ」が使えます。これも先ほどと同じように権限を持っている人のみアクセスできます。
情報漏洩リスクの高いものは使うべきではないですが、確認用のデータや素材の受け渡しなどであれば十分使えます。
容量が足りない場合は外部オンラインストレージを使う手もあります。
企業によっては海外のサーバーに一時的にでも秘密情報を載せるべきではない、というルールを設けている場合もあるため、取引先と確認してから使うようにしてください。
国内事業者でもサーバーが海外にあることもよくあります。

オンラインで仕事をすると言うことは、仕事で使うツールもオンラインにならざるを得ません。
データをDVDにコピーして郵送することも稀にあったりもしますが、基本的にはネット環境があれば事足りるようにツールを整備していくようにしましょう。